Chcesz, by klient wpłacił pierwszą część kwoty za transakcję, jeszcze zanim otrzyma towar lub zanim wykonasz dla niego usługę? W większości przypadków konieczne jest wystawienie faktury zaliczkowej, która dokumentuje przedpłatę. Czym dokładnie jest taka faktura i kiedy trzeba ją sporządzić? Sprawdź!
Czym jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa jest takim rodzajem dokumentu, który wystawiasz jedynie na część kwoty – przedpłatę w formie zaliczki, zadatku, rat itp. Taka sytuacja najczęściej ma miejsce, gdy:
- potrzebujesz środków na wykonanie danej usługi,
- wykonanie usługi lub przygotowanie towaru zajmie bardzo dużo czasu,
- Ty lub Twój klient chcecie mieć dodatkowe zabezpieczenie, że transakcja dojdzie do skutku.
W tym przypadku nie wystarczy sama umowa (słowna lub pisemna). Konieczne jest wystawienie faktury opiewającej na kwotę zaliczki.
Faktura zaliczkowa a podatki
Zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług obowiązek zapłaty podatku VAT powstaje już w momencie, gdy otrzymasz zapłatę – w części lub całości. Jeśli dostaniesz zadatek czy zaliczkę, trzeba taką transakcję udokumentować. Powinna znaleźć się też w deklaracji JPK.
A co z podatkiem dochodowym? Ten rodzaj opłaty jest uiszczany dopiero za ten miesiąc, w którym otrzymasz całość zapłaty. Ma to zatem miejsce po wystawieniu faktury końcowej, na której znajduje się reszta kwoty opłacanej przez klienta.
Możesz również wystawić fakturę zaliczkowo-końcową. Opiewa ona na 100% kwoty, jednak jest sporządzana jeszcze przed wykonaniem usługi lub przekazaniem towaru, np. gdy jest on wytwarzany na zamówienie.
Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?
Fakturę zaliczkową wystawiasz standardowo, czyli do 15. dnia po zakończeniu miesiąca, w którym pieniądze wpłynęły na konto. Inną możliwością jest sporządzenie jej do 30 dni przed otrzymaniem takiej przedpłaty. Obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych dotyczy większości branż i firm.
Więcej o tym, jak wystawić fakturę zaliczkową, znajdziesz w artykule: https://pragmago.pl/porada/faktura-zaliczkowa-i-koncowa-kiedy-i-jak-wystawic/
Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?
Od obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej zwolnione są konkretne usługi. Należą do nich przede wszystkim:
- obsługa biurowa lub prawna,
- ochrona mienia, osób, przechowywania, dozoru,
- najem, dzierżawa, leasing,
- dostawa lub dystrybucja energii elektrycznej, chłodniej, cieplnej, gazu przewodowego,
- usługi radiokomunikacyjne i telekomunikacyjne,
- dostarczanie i uzdatnianie wody przed wodociągi,
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
Czym jest pusta faktura VAT?
Jeśli wystawisz fakturę zaliczkową z wyprzedzeniem, a klient nie opłaci jej w ciągu 60 dni – nie ma faktycznej transakcji. Jest to „pusta faktura”. Żeby nie otrzymać kary z urzędu skarbowego (np. grzywny), taką fakturę należy wycofać z obiegu. Nie może znajdować się w deklaracji JPK.
Rozliczasz się z klientami, wykorzystując zaliczki czy zadatki? Pamiętaj, by wystawić fakturę zaliczkową i rozliczyć VAT w odpowiednim terminie. Dzięki temu prawidłowo wypełnisz obowiązki, które masz jako przedsiębiorca.
